如何与下属进行沟通最高效?

教育培训2018-09-13 15:49:15 288
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沟通

导读:在领导力的各个维度中,沟通的重要性不言而喻。在企业中,上司与下属进行沟通时,往往会出现两个常见的现象:领导说什么下属压根就没有回应;领导花很多时间和员工交谈,交谈的内容无所不包,从生活到工作,再到心态。一言堂式的沟通,会让你的团队没有活力。


那么,究竟怎样跟下属进行沟通才是最有效的,跟下属沟通的技巧有哪些呢?今天,本文就与你重点探讨如下。

一、将谈心和谈工作区分开


谈心&谈工作

我在很多企业里面看到,老板、高管在跟下属沟通的时候,往往是“喝茶聊天”的方式,通常要两三个小时以上,工作方面谈一谈,心态方面聊一聊。但是,我通过分析大量类似的案例,可以明确地告诉你,很多时候这样的沟通是无效的。


也许很多人认为把工作和心态放在一起谈,是一种非常不错的沟通方式,但事实证明把工作和心态放在一起谈是有问题的。这样沟通过后,下属往往只会注重谈心的那一部分,工作的部分可能只占到了20%-40%,无论下属工作做得好与坏,最终都是以和谐亲切的方式结束沟通。工作没有做好,是这个结果,工作做好了,也是这个结果,从结果反馈这个角度来讲,这样的沟通是无效的。


所以,你首先要明确,这次找你的下属进行沟通,到底是要沟通工作还是要谈心呢?要将谈工作和谈心区分开来,谈工作就是谈工作,谈心就是谈心。那么,我们进一步说明如何谈工作、如何谈心?

1、如何与下属谈工作?

(1)跟进上次沟通达成事项的完成情况


上一次你与下属沟通的内容,要在这一次沟通前拿出来核对一下。比如,上次与某某经理沟通中确认的事项,在这次沟通前要跟这位经理确认这些事项的完成进度。每次与下属沟通都要有这样的一个习惯,在每次沟通前,谈工作前,要跟进一下上次沟通确定下来的工作,看看到底完成的怎么样,有没有什么问题?


(2)沟通具体的事项


既然是谈工作,你跟你的下属在沟通的时候,要谈具体的工作内容。可以通过发问的方式,可以通过引导的方式,让下属清楚此次沟通的目的以及具体的事项。


(3)倾听下属的意见


当把具体的事项明确以后,还要听一听下属对这些问题的看法。只有这样,你才能够听到不同的声音,你才能够调动下属的积极性,从而找到解决事情更为完美的方案。就像有很多企业老板会在办公室门口挂一个牌子,上面写着:当你敲门的时候请带着解决方案,这些都有异曲同工之妙。所以,倾听下属的改善方案,工作建议以及对所沟通具体事项的看法,都是解决问题的有效方法。


(4)给到下属具体的建议


在与下属谈工作的时候,要从工作的层面给到下属具体建议。如果你当下没有好的建议,也要对下属说:“我需要再了解一下,再来给你建议”。如果你给出了建议,这个建议就必须得有专业性和权威性。


(5)确定沟通的结果


当沟通完了,还要再确定一下工作的具体事项以及步骤,让下属明确地知道应该从哪方面去做。


这就是与下属谈工作的五步法则,从你要跟进上次沟通达成事项的完成情况,到本次沟通的具体事项,再到倾听下属对这些工作内容的建议和看法,然后到你给下属一些专业性的、权威性的建议,最后到确定本次沟通的内容。这样就形成了一个跟下属谈工作的良性小循环机制,这样才能够保证每次沟通都是有效的,避免出现谈一个小时、两个小时、三个小时完全是在浪费时间的现象。

2、如何与下属谈心?

(1)了解下属当下的工作状态和心态


在与下属谈心之前,你要对你的下属进行一个了解,他当下的工作状态是什么样的以及他的心态是什么样的?所谓谈心,谈的就是工作状态,就是理想,就是价值观以及当下的一些想法。你要想跟下属谈心,首先就要了解他当下的价值观,工作状态以及他的想法。


(2)评价下属当下的工作状态、心态、价值观


当你了解了下属的工作状态、心态以及价值观以后,就要做出评价。你要明确地告诉他,这段时间他的工作做得好不好,他的心态好不好,要给予肯定和纠偏。


(3)充分地引导下属


当你了解了下属的工作状态、心态以及价值观,并给予了肯定和纠偏以后,你就要对下属进行充分地引导。接下来他应该往哪个方向走,他的心态应该做一些什么样的调整,他的价值观应该有一些什么样的微调,甚至需要看什么样的书,都要进行引导。


(4)给予鼓励和肯定


无论下属目前有着好还是不好的状态,你都要进行鼓励。只要你这样调整了,哪怕下属当下的心态有点问题,相信凭借着他现有的能力和水平,一定可以靠着信心更加出色地完成工作。


所以,在与下属沟通的时候,首先要做的就是要将谈心和谈工作区分开,切忌混为一谈。

二、严格控制沟通时间


时间

很多人可能会讲:“张老师,与下属沟通,不可能像开会那样,有明确的会议时间,有的时候可能越聊越深入,两三个小时很正常嘛。”但我在这里,想要从时间的层面提出一个定律,就是“1小时定律”如果你跟下属进行沟通超过了1个小时,那这就意味着此次沟通你们谈了很多与主题无关的事情。


学生上课一般一节课设置为45分钟,这也是根据人的注意力,人的精力科学合理设置的时间。在与下属沟通时也是一样,如果沟通超过1个小时,他的注意力、精力都会有所下降,那么这时可以约着下次再谈,尽量跟下属的沟通一次不要超过1个小时。超过1个小时可能会出现很多跟沟通主题无关的话题,又或者是引起别的下属妄自猜测,会觉得他是不是在打小报告,他是不是在跟老板讲一些不好的事情。


所以,你在跟下属沟通的时候,要严格控制时间。并且我建议单次的沟通尽量不要超过1个小时,如果超过了1个小时,要尽快形成沟通动作和结果,再约时间进行下次沟通。

三、注意沟通频率


频率

很多人认为与下属的沟通是人跟人之间的交流活动,是没有办法完全像召开周例会一样去确定几点开始,几点结束的。我在这里也要表明,我所强调的沟通频率,并不是说要特定几点开始,几点结束,而是强调你至少要确定每周、每个月,哪些下属你是需要进行一对一沟通的。


沟通在企业管理中是非常重要的,这将有助于你了解到不同的信息,有助于你了解到下属的真实想法。如果你没有保持沟通的频率,总是想当然地去管理下属,是管不好的,就像很多企业老板、高管一样,等到企业出了问题的时候才去想着沟通,但是出了问题再去沟通只是具象化的工作沟通,很难起到预防的效果。

结语


小小的沟通技巧,背后都有着大大的实践经验,知其然还要知其所以然,才能活学活用。只要你在与下属沟通的时候能够把谈工作和谈心区分开来,严格控制沟通的时间,确定好沟通的频率,定会打造一个高效的沟通机制,大大激发你团队的活力。


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