如何写好一封标准的商务邮件

播音：冷杉

最近刚踏入外贸行业的表妹问我，要如何给客户写一封正式商务邮件？的确，对于无法经常安排拜访，平常靠邮件联系的国外客户，邮件表达方式的好坏，决定了合作推进的速度。
在这里也想把这个书写邮件的经验，分享给刚入行的外贸或业务行业的朋友们。


每封商务邮件的对象不同，内容和格式会有些差异，例如写给日本客户邮件，需要注意敬语的用法，邮件里有大一部分内容在寒暄，写给欧美客户的内容，则是简洁明了。今天分享的是将这几种方式综合在一起，可以通用的、一般比较常用的商务邮件的写法。


首先，写邮件前，需要了解客户的信息
客户公司名，对接人的名字、职位、负责的职权范围，了解该公司大概的组织架构，至少要掌握对接人的上司、下属、代理人分别是谁？


接下来，厘清本次邮件的目的，以及想要促成的事项？先在脑海中勾勒邮件的主题及表达方式，思考该邮件事件是否还有涉及到其他决策人？本邮件的内容是否在该时间点CC给其他决策人员？


邮件内容里所需的相关资料准备就绪后，接下来就可以草拟邮件了！


第一步：在邮件的左上角写客户公司全名
第二步：在公司名下方写上本次联系人姓氏，加先生/小姐，或职位名。
若同一封邮件中的联系对象有同样的姓氏，应将写上该联系人的全名+先生/小姐/职位，以示区分。
若同一封邮件中需要同时发给好几位职位不同的人，在写联系人时、应按照职位高低排列名字+称呼，例如第一排是某某课长、第二排是某某组长、第三排是某某负责人，以此类推。


第三步：问候打招呼，除了您好、你好！一般制式的寒暄外，也可以加入一些季节或天气的问候，例如，某某先生，你好！寒冬之际，期盼你一切安好！若客户所在的区域，近期有发生自燃灾害，可以在邮件先传达对客人的关心再进入正文。每次的邮件里适当加入有温度的问候，会拉近你和客户的距离。


第四步：介绍自己
如果是第一次给客户发邮件，除了准备有特色的产品资料，一定要在邮件里介绍自己的公司名、自己的名字、自己公司所生产的产品，自己负责的事项，让客人对自己有个印象。如果有跟客户在展会或其它地方见过一次面，可以在邮件里提一下上次与客人见面的日期和地点，感谢客户为上次见面拨出时间。


第五步：列出邮件目的和主题
尽量简短精炼写出自己邮件的目的，及本次联系的主题，让客人在阅读整封邮件前，带着这个主题去阅读，会更加有效率。例如，本次联系您，主要想针对明年度的预测订单的数量及交期进行确认。一封邮件适合一个主题，不要在邮件里同时询问与该主题不相关的事情，避免对方混淆内容。


第六步：阐述具体要确认的信息
如要询问的问题超过2个，应采用条例式进行提问，紧急的事项可在每项提问后注明期望回复的时间。
若该联系事件有时间期限，可设定在邮件上设定阅读回调，邮件会自动反馈客人打开邮件的时间。
针对特别重要的内容，可用颜色标示，提醒客人留意。


第七步：正文结尾的提示
在写完正文后，在正文的下面可以加上“以上”或“本次联络事项如上”告知已结尾。


第八步：署名
自己的公司名
姓名


第九步：在邮件署名中设计自己的签名档，添加在邮件的署名下方。签名档内容包括公司名、部门名、职位、电话、邮箱、公司网页。


第十步：发送
发送前，再次由上到下，确认客户公司名、客户对接人名字或职位有无Key错，邮件的字体、大小统一成一致。确认手件人的邮箱有无添加错误，附件有无遗漏。全部确认OK后再按发送键。最后需在“已发送邮件”里确认邮件是否发送成功。
据统计商务邮件在上午9:00～11:00最容易被打开，可在邮件系统中设定在该时段发送，提高打开机率。


4、邮件追踪
紧急重要邮件，在发送后的当下，给客户打电话告知邮件主题以及发送的时间，提醒客户尽量查看回复。一般的开发信邮件，适合7～10天追踪一次。


接下来提供一份简单的一般的商务邮件的范本给大家参考！


邮件主题：明年度订单计划确认


上海汽车股份有限公司
刘明位 部长
张洪 课长


您好！
寒冬之际，向您安好！
我是水立方公司的业务经理唐丽，好久不见！
希望你一切安好！


今日主要想针对明年度的下单计划进行确认。


近期在市场上得知，贵公司的新车销量位居第一，恭喜贵公司又创佳绩。拖贵公司的福，我们的雨刷销量也上涨一成！


为了明年更好的配合贵公司新车上市的时间，弊司想提前启动明年的生产计划，需要麻烦贵公司帮忙确认能否提供以下协助，一起提升交期的准确度：


1、2019年贵公司的订单计划表，能否比去年提前一个月提供给弊司？期望在10月30日前收到。


2、2019年1月1日开始，针对出货给贵公司的产品，安排在每月月初生产，提前两天送达到贵公司仓库，麻烦确认贵公司仓储人员能否提前收货？


3、为了改善去年在运输途中产生的不良，弊司从2019年1月1日开始，将更换为更有运输保障的黑猫货运，提供附件二级供应商变更申请，期望在11月30日前得到审核批示。


以上，麻烦两位百忙之中拨出时间帮忙确认，谢谢！祝商祺！


水立方公司
唐丽


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公司名：水立方股份有限公司
姓名：唐丽（Lili）
职位：业务经理
电话：0746-86772221转分机888
手机：18888888888
邮箱：邮箱：lili@shuilifang.com
公司网
公司网页：网页：www.shuilifang.com
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