试听 3. 邮件不感冒的六个原则上 6 rules to cure your email's cold

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3. Does your email catch a cold Part I- 6 rules to help your email notcatch a cold 

别让你的邮件感冒了——6个原则不让你的邮件感冒

欢迎大家来到商务英语邮件写作课程的第二个单元-让邮件不再感冒的六个原则。 

在上一个单元中，我们分享了写出积极、正能量的邮件需要注意的四个原则。在这个单元里，我们要分享的技巧是 Don't let your email catch a cold. 别让你的邮件感冒了！ 

和中文不一样，英语书写的特点就是直奔主题。但是我发现，很多职场的朋友在写邮件或者信息的时候对这句话过于解读了，以至于邮件写得过于直接，结果导致邮件或者信息看起来非常的 Cold，就像感冒了一样。 

我有一位供应商，曾经收到了一封产品投诉的邮件。邮件是总部质量总监发的，当然大家可以想象，质量出了问题，质量总监也少不了挨批。所以邮件语气也十分不友善。邮件大致意思就是让供应商给出解释，为什么会发生这种问题。结果这位供应商朋友回了一封这样的邮件。 

（供应商收到质量投诉之后的回复邮件）

 Well noted. Will investigate and reply youtomorrow. 

知悉。将会调查并在明天回复你。 

在邮件发送之后，第二天质量总监单独发送了一封邮件给我： 

Hi Calvin, 

Can you please help to investigate if thissupplier has been working with someone else? He sounds like he wants to drop us as a customerand he shows no care to our problems and business relationship! 

Calvin 你可不可以调查一下，这个供应商是不是在和其他的公司合作，因为他的口气听上去他似乎想放弃与我们的合作，因为对我们的问题以及我们的合作关系一点都不在乎。 

虽然这位供应商仅仅是想表达，我们知道了，我们需要调查之后在回复你。邮件内容虽然本身没什么问题，但回复给对方的感觉非常的 Cold！ 

让我们邮件不再感冒的原则： 

Rule 1 

Always use salutation and greetings 

任何时候都要使用名字和问候语 

调查表明，45%的人喜欢在他们收到的邮件或者短信中，加上名字和问候语。他们喜欢邮件里面有 Hi, Dear, greetings, good morning 等这样的一些问候语作为邮件的开始。 49%的人不是很在意有没有问候语。他们不介意直接使用名字开始邮件。 

所以在不确定的情况下，使用问候语无疑是最稳妥的选择。 

很多人在和外国同事或者客户发邮件或者短信的时候，常常会省略对方名字，直接写成：See you next week!Thank you for your support.这种表达显得非常冷漠。

如果在后面加上对方的名字就可以达到 Individualize(个人化)的效果，从而更积极的传递情感。比如：See you next week, David.Thank you for your support, John.Rule 

No.2 

Sign your first name at the end of your email 

邮件结尾手动写上自己的名字 

不论有没有自动签名，建议都在邮件结尾手动加上自己的 First name。

例如：

------------------------- 

See you next month, Jeff. 

Calvin 

自动签名档 

---------------------------

 这并非是多余的动作，因为这个手动输入的签名会让你的邮件读起来比机械自动的签名更暖心。细节在商务写作中常常能积极地传递情感。

Rule No. 3 

Expand the short expressions 

将简短的表达做适当的拓展 

有一些时候，我们会写一些很简短的表达作为邮件结束，比如：ThanksThank youSee youWe need to talk即使有一些正能量的单词，听上去感觉还有有点冷！ 

所以为了让邮件听上去更加暖心，我们可以适当把这些表达拓展一下。比如：

同事帮我们做了一份报告，我们可以说： 

Thank you for taking care of the report! 

IT 部的同事帮我们设置了邮箱，我们可以说： 

Thanks for setting up the mailbox for me, John. 

需要听取同事的意见，我们可以说：

Let's talk later, I'd like to hear your thoughts on this question, Leslie. 

Rule No. 4 

Avoid using canned expressions 

避免用生硬的单词和表达 

在很多邮件中我们都能看到这样的表达： 

Look forward to meeting you. 

Thanks in advance for your cooperation. 

虽然这两句表达是积极的正能量表达，但是却显得有点生硬，看上去就像是设定好的程序一样。在英文中这种程序化的表达叫做 Canned expression。表示像罐头一样都是提前准备 好的。大家在收看肥皂剧的时候，常常会听到观众席传来一些奇怪的笑声，其实这些笑声并不是真实的，都是提前录制好的。这种笑声就叫做 Canned laughter. 开始听到了我们还会跟着笑，但是听多了就会觉得非常做作。所以，为了避免让我们的邮件变成 canned email, 我们可以适当的换一换千篇一律的表达，少给人一些生硬的感觉。 

我们可以考虑使用： 

I appreciate your help, Joanna. 来替代 Thank you in advance. 

Lisa, I Really hope to see you again 来替代 I look forward to meeting you. 

前者的表达听说去是不是更接地气呢？ 

更多关于商务英语写作的技巧，大家也可以关注我的微信公众号凯文英语工作室。祝大家工作愉快！