活动策划执行40件事

大家好，我是史彤。今天和大家说一说【做活动】整个流程的任务清单。看过绿城会公众号和我的知乎的朋友应该熟悉我的一篇文章《活动策划执行100件事》，这是我给团队布置的作业，我自己写了一个版本。考虑到您可能没有耐心，我压缩成40件事。我尽量说的快一点哈。


一、对甲方层面，主要指具有乙方身份的人，媒体、广告公司、活动公司等等，当然甲方爸爸也可以了解下。
1.达成合作意向，签订合同。
2.积极跟进合同在甲方公司各层级的审批。
3.跟进合同在自己公司各层级的审批。
4.积极跟进合同的首付款到账。


二、策划层面
5.根据甲方意图，结合自身优势，选定时间、地点、形式、规模、参与人物等，与甲方反复协商并最终确认。


6.时间：根据甲方推广节点，及主要人物档期，选择日期时间。时长3小时左右的活动，最佳时间为星期四晚上，次选为星期六下午。时长1天的活动宜双休日，商务型活动宜星期六，家庭型活动宜星期天。


7.地点：高端商务型活动宜选五星级酒店或高级会所。如突显艺术品位，亦可选设计型艺术酒店、画廊、酒吧等。如无特殊要求，不建议户外活动，天气因素影响太大。可考虑半户外场地，如连廊、灰空间等，需备室内B方案。


8.规模：结合甲方需求，品牌推广类最大规模可数千人的体育馆演唱会等形式，一般的品牌推广活动200-500人为宜。产品推广类不宜超过100人，高端产品推广类不宜超过50人。


9.形式：
以品牌推广为目标的话，可以单向传播为主的形式，以舞台部分为主，由甲方委派的人员进行宣讲、演示等，亦可增加论坛环节，邀请与甲方品牌相关人员，如学者、媒体人、客户代表等进行谈话。当然也可增加艺术表演环节，让观众感受品牌所倡导的审美及生活方式。


以产品推广为目标的话，则要注重与来宾（意向客户）的互动交流，宴会、酒会等形式较佳。更多让工作人员一对一与意向客户交流沟通，以实现销售。


三、客户层面
10.宜提前2-4周邀约客户，通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等形式最大广度和深度的邀约。


11.活动前1周确认来宾初步名单，再次联系客户确认来否。


12.活动前3天确认来宾名单，再次联系客户确认来否。


13.活动前1天确认最终名单，再次联系客户确认来否。


14.活动当天向来宾发送温馨提示短信，提醒活动的时间、地点、流程、天气、着装要求等。
不要嫌麻烦，伺候高端客户就是这样，真的要体贴入微。


四、执行层面
15.场地确认：尽最早时间确认场地，签订场地租赁协议。


16.桌型：大圆桌、小圆桌、大西式长条桌（30人左右）、小西式长条桌（6人左右）、课桌式、剧院式、U字型、回字形等，确保桌椅数量、质量（样式、材质、包装等）符合要求。


17.舞台：确认舞台尺寸和高度、地面材质，活动前1天完成搭建。


18.舞台背景：确认LED屏幕或喷绘背景板，确认设计稿，活动前1天完成制作和安装。


19.音响设备：确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒（手持、鹅颈、头戴各需几个）、话筒架、电脑等设备，活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。


20.灯光设备：确认灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备，活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。


21.后台：预备演员换装、化妆、候场的空间。原则是方便上下场，不能让演员穿过观众上场。大型演出还有升降台什么的。


22.贵宾休息厅：如必要需准备，考虑贵宾动线，服务人员、茶水点心、鲜花等布置。


23.场地外部布置：确认签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装，活动前1天完成。


24.车辆：确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。


25.演员：事先反复确认演员。活动前1小时全部演员到位，活动前半小时全部化妆造型完毕。大型演出需提前走台彩排。


26.礼仪迎宾：活动前2小时到位，活动前1小时造型完毕、就位。


27.流程控制：事先制作并分发给每个相关人员Rundown（执行台本）。


28.舞台监督：务必安排专人，熟悉甲方领导、演员的人担任舞台监督。可以把舞台监督理解为“催场”之类的岗位，总之是确保舞台上的事按台本进行，而不是主持人报了节目后演员还没到。


29.控台：每场活动必须有一个“总控”人员，总控是这场活动的“总指挥”。总控不要满场乱跑，要定位在所有人能找到你的地方。在活动正式开始前，甲方的总控站位在迎宾位置，毕竟客户是活动最重要的部分。活动开始后，总控的位置在控台。确保音乐和灯光按照计划进行。这是最重要的。


30.发钱：事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封一个个装好写好名字，活动开始前把信封给演员。因为活动开始后，根本没空了。当然也可事后以微信支付宝等方式。


五、物料方面
31.提前1-2周设计主题视觉画面，按不同载体尺寸做好设计稿，包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函等。


32.活动前1-3天完成所有物料制作、安装到位。


33.奖品、伴手礼：提前3-7天完成选择和采购，活动前2-5小时就位。


34.食品酒水：提前3-7天完成菜单选定，不论是使用酒店的还是外送茶歇，对餐单内容、品质都需严格把关。活动前1-2小时就位。


35.餐具茶具：如自行准备，需以下包括但不限于：Buffet台（自助餐/茶歇台）、咖啡机或咖啡壶、保温容器（用于热食）、大餐盘（用于冷餐或干点）、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线、垃圾桶等。


36.提供餐食或茶歇务必安排至少1人专人服务，保持餐台整洁，协助客户拿取食物。


六、宣传推广方面
37.事先选定媒体名单，提前邀请好媒体记者，做好签到表。


38.事先写好新闻通稿，媒体签到时分发。


39.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频、音频报道。


40.写好活动总结。催收活动尾款。


好啦，表面上光鲜亮丽的活动背后原来是这么苦逼的。最后，善意小提示，如果是女生做活动总导演，当天请务必穿平底鞋。


感谢收听本期节目，我们下期再见。