试听 2. 正能量邮件下 正能量邮件的四个原则 4 rules to make your email positive

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2. Positive energy email Part II-4 rules to make your email full ofpositive energy

正能量邮件的写作原则 

 Rule No1.

 Always proofread before sending out the email including even a comma 

在发送邮件之前一定要检查，甚至连一个逗号都不能马虎 

例句对比： 

1. Please arrange the meeting with Janet, the QC manager and the project manager. 

2. Please arrange the meeting with Janet, the QC manager, and the project manager. 

第一个句子容易引起读者的误解：与会者到底有几个人？因为 Janet 可能同时也是 QCmanager 和 project manager. 

比如，我们经常用英语介绍一个人的时候，我们会说:

I want tointroduce Janet, the QC manager and the project manager of ABC company. 

第二个句子除了 Janet 后面有一个逗号之外，QC manager 后面还加了一个逗号，很清楚的表达了与会者包括了 Janet， QC manager 还有 Project manager。 

因为没有校读产生的误解在工作中时有发生。有时候在法律文件或者合同当中，一个用错地方的逗号甚至可能造成几百万的损失。 

Rule No2. 

Always give others the benefit of the doubt 

当你对对方产生疑虑的时候，一定往好的方面想 

当别人没有回复你的请求时，你再次发送邮件时需要注意以下几点：

 - Write with good intention. 

写作意图要良好- 不要在邮件中以任何原因 责备对方 ,如果有什么事情没有达成，可以用其他方式替代 Email 去沟通，比如去座位上找他，打电话或者发微信。如果同事在另一个时区，而事情又非常重要，可以用社交媒体如Skype 把问题沟通清楚。

 Rule No 3.

Do not send email when you are in a rush or need to think about how to respond 

收到一封邮件后，如果你在赶时间或者第一反应是需要想一想怎么回复的时候，那就先不要回复 

邮件分享： 

苹果前 CEO 乔布斯回复长岛大学新闻系学生的邮件： 

Our Goals do not include helping you get a good grade. Sorry.We have 300 million users, and we can’t respond to their requests unless they involve a problemof some kind. Sorry. Please leave us alone. 

我们的目标当中不包括帮你取得更好的成绩。抱歉。我们有三亿用户，除非产品本身有问题，否则我们不会一一回复。抱歉。请不要再来打扰我们！ 

这封邮件让乔布斯形象受损，媒体普遍认为他的行为表现得非常不专业。我们每个人都应该对自己写的邮件负责，别人怎么写是别人的事，可是你怎么回就反映出你是否专业。不论是对同事，还是对客户去仓促、唐突的回复可能会彻底摧毁我们的职业关系。 

Rule No 4. 

Do not make your request look like buried 

不要让你的请求看起来好像被埋没了 

邮件分享： 

下面是一家美国公司的负责人对帮助他们提供供应链整合服务的咨询公司发的邮件：

 Hi Cynthia, 

I’ve been reviewing your proposal and I think we should meet up and talk about it. Your proposal seems workable, but I have a few concerns to discuss. 

Cynthia, 我已经看过了你的计划书，我觉得我们应该碰面讨论一下。你的计划书很可行，但是我还有一些顾虑想和你探讨。 

此邮件的主题是 MEET UP AND TALK ABOUT THE PROPOSAL。前面的 I have been reviewing 和后面的 I have a few concerns， 就像三明治的两片面包，而邮件的主要目的 meet up and talk就像中间的火腿和香肠一样被面包裹住了。显得整个邮件本身不够积极主动。 

请对比第二封邮件： 

Hi Cynthia, 

I’ve been reviewing your proposal and I think we should meet up and talk about it.（一开始就要直奔主题）

Your proposal seems workable, but I have a few concerns to discuss.When do you want to meet up? I am wide open from Monday to Friday this week exceptWednesday morning. 

Cynthia, 我已经看过了你的计划书，我觉得我们应该碰面讨论一下。你的计划书很可行，但是我还有一些顾虑想和你探讨。我们什么时候可以碰面？这一周，我除了周三上午之外，其他时间都有空。

简单的加了一句话，再次强调突出你的邮件目的，并且主动提供时间方案给对方选择。这个时候邮件读起来显得积极了很多。 

这四个原则就是我们写出正能量邮件的基础。而一封充满正能量的邮件又是帮助我们建立积极职场关系的基础。希望能提供一个思路给大家。

这个单元到这里就结束了，给大家一个小小的任务，那就是找一找在你最近的邮件中有没有出现过消极的，负能量的邮件，有的话，请大家用这个单元中的技巧去改进它们。让它们变得不再消极。 

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