律师高效开会的四项基本原则精简大纲● 会议邀请 约各方开会时，一旦把时间定下来，务必要发日历。● 会议日程（1）要想高效开会，一定要有日程，最好也在日历里把日程写清楚，就是我最想解决哪几个问题，越具体明确越好。（2）有哪些会议资料最好也都以附件的形式在日历里附上，这里的附件要精选。（3）在安排会议日程时，对于一些可能耗时比较长的议题可以稍往后安排，把一些短平快的话题提前。（4）安排会议日程，原则上黄金时间不要超过一个半小时。（5）在会议日程上，会议信息的表现形式要特别注意，重要信息要能让人高效方便地查看。● 会议提醒日历里面一定要有两次提醒，具体的提醒时间要看我们会议的日期。● 会议纪要每次我们在开过重要会议以后，一定要有一个会议纪要。包括讨论的要点，讨论的结论，讨论的跟进事项。一般来说，一个比较完整的会议的流程就是这样。当然，我们也要结合实际的情况，根据这些原则来做灵活的处理，但总体上来说，我们要去遵循这些原则，我们要通过每一次会议来推动剧情的发展。律师高效开会的四项要点● 会议邀请 约各方开会时，一旦把时间定下来，务必要发日历。现在是新冠疫情时代，大多会开视频会议或者音频会议，我们一般用腾讯会议，但无论是用腾讯会议、Zoom、还是Teams，都有一个邀请与会者的功能，给与会者发电邮，或者直接就在微信上来进行。我比较倾向于每次开会的时候，还是要用到大家的电子邮箱，因为在腾讯会议上如果填好了邮箱，这个会议邀请就会自动同步在与会者手机的日历上。日历是非常重要的，因为在我看来日历有点儿像一个操作系统，比如说一天早晨，你只要点开日历，就知道了我今天有哪些事要办，尤其是越重要的人物，他的日程就会越多，因此，发日历可以让他第一时间就会收到会议的邀请和提醒。● 会议日程（1）要想高效开会，一定要有日程，最好也在日历里把日程写清楚，就是我最想解决哪几个问题，越是具体明确越好。举个例子，比如我们要讨论一个中美专利无效的案子，我们对于这里面的否定创造性的组合的问题上，认为对证据一和证据二的组合争议比较大，我们就把它拿出来讨论，我们的想法是什么？对方的观点是什么？要做好事前的准备。（2）有哪些会议资料最好也都以附件的形式在日历里附上。为什么要在日历里附上呢？举个例子，比如说我们现在正在处理一个跨国的大案，那么这个案子的云盘材料我们实际上都有了，可是和我们这个会议直接相关的材料，开会的时候可能我还得再去找。在这样一个背景之下，如果把最重要、最关联的的几个附件，附在邮件里面，在开会的时候，他只要一点这个日历里面就什么都有了。- 这里的附件我们要精选，记住，精选信息本身就是很重要的，举个例子，比如去山姆买东西，他做的一个很好的事情，就是从琳琅满目的商品之中，帮你挑选好他认为最适合你的物品。信息也是，我认为这个信息你是最需要的，这个编辑和挑选的过程本身就是有附加价值的。（3）在安排会议日程时，对于一些可能耗时比较长的议题可以稍往后安排，把一些短平快的话题提前。举个例子，比如说一个法律问题，它的翻译的提交时间没有在规定的时间之内完成，这会不会成为一个法律上的障碍，可能两句话就解决了。（4）安排会议日程，原则上黄金时间不要超过一个半小时。所以每一个日程我们在分配时间上也是要相对科学的，我们要有一个大概的预计，每个议程要多长时间。（5）在会议日程上，会议信息的表现形式要特别注意，重要信息要能让人高效方便地查看。我们在微信时代和电子邮件时代，对我来说，很大一部分时间都是在手机上进行阅读。举个例子，比如你要发一个微信的信息，要是给他发一个PDF，那么尤其是对于老板级的人物来说，他可能没有时间把它放到电脑或者更大的屏幕上去看，那这就可能会成为障碍。因为在小屏幕上来阅读PDF文件实际上是有一定困难的，不论用什么方法，这是心理学，所以最好的办法就是用微信的信息直接发出来。在互联网时代、信息时代，有的时候一秒钟、两秒钟、三秒钟，这种时间的节省都是有巨大的价值的。● 会议提醒日历里面一定要有两次提醒，具体的提醒时间要看我们会议的日期。举个例子，如果是近期的，比如后天的一个会，那么可能要提前一天通知一次，然后提前两个小时再通知一次。远期的比如要约一个明年的会议，那可能要提前一个月通知一次，提前一天再通知一次。人的记忆力都是有缺陷的，所以我们一定要把日历做好，一般如果是近期的日历，我觉得提前一天和提前一个小时，或者提前一周和提前一天是比较重要的。 ● 会议纪要每次我们在开过重要会议以后，一定要有一个会议纪要。就是我们在会议日程上的这些问题，怎么讨论的，有什么结论，然后我们接下来要怎么干，跟进事项是什么。这样这个会议就完美了，有会议邀请，有会议日程，有会议的提醒，有会议的纪要。一般来说，一个比较完整的会议的流程就是这样。当然，我们也要结合实际的情况，有一些特别重要、特别重大的会议，还有一些特别短平快的会议，在处理上也可以根据这些原则来做灵活的处理，但总体上来说，我们要去遵循这些原则，我们要通过每一次会议来推动剧情的发展。
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