这个问题的出现主要是由于项目组例会缺乏完整的会议目的、议程，导致项目组成员职责不清，项目经理对会议缺乏控制，进而效率低下，效果不佳。
我们首先需要明确会议的目的和期望结果。明确会议的目的，是集体讨论一些想法，还是互通消息，或者解决一个面临的问题。明确会议的期望，是指会议想要达到信息同步还是要生成一个明确的解决方案。
之后我们需要会前发布会议通知，通知中明确会议的目的、时间、地点、参会人员、会议议程和议题。一种被广泛采用的方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。项目中不是每个会议都需要全体人员参加的，根据会议议题确定参会人员范围。事先得到议题和议程，可以让参会人员提前准备。
在会议上，建议除了明确会议规则之外，还要指定主持人，能够会议进行有效控制。
此外，还建议项目经理在会议前，将会议资料发到参会人员手中。对于需要背景资料支持的会议，提前发送资料给参会人员，可以提前阅读，会上直接讨论，节约会议时间。
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