原创： 王琼工作室 输出的力量
商务英语写作：搭建结构
笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。大家好，我是王参谋。今天我想分享高效商务英语写作的第二个窍门——搭建结构。
给自己的写作做做操：
Study：学一学
Practice：练一练
Apply：用一用
首先想明白：
读者是谁？
写作的目的是什么？
知己知彼，百战不殆。
如果读者就坐在你对面：
他们是谁？
他们有什么问题、需求、期望、困惑，甚至挑战需要你应对?
你想通过写作获得什么结果？
应该如何去影响他们？
写作就是思考，文字是思维的载体。要想写得好，首先要想明白，这是其中的要点，同时也是难点。
那怎么写才能表达出自己想好了呢？
很具体的一个方法是：开宗明义地说明写作的目的。
* What is the purpose of my writing?
一些基本的写作任务有邮件、备忘录、商务信函、项目策划书等通常想达到以下目的：
要求行动
报告信息
确认跟进
投 诉
解决问题
例如:
I am writing to request information.
I am writing to report the project progress.
I am writing to confirm the action we will take.
I am writing to complain the after-sale service.
I am writing to inform about the up coming town-hall meeting.
所以不妨以这种方式开头：
The purpose of my _____ is to __________.
第一个空填名词，说明写作的类型：email, report, letter, proposal, meeting minutes, 等等。
第二个词很重要，填一个动词，因为动词是结果导向，让对方知道如何在行动上配合。
例如:
The purpose of my email is to request information.
The purpose of my report is to update the project progress.
The purpose of my letter is to invite you to attend our 135th Anniversary celebration of our company.
The purpose of my writing is to complain about the after-sales service.
The purpose of this executive summary is to brief on the previous town- hall meeting.
接着，我们可以建构一个最简单的商务英语写作的模版：三段式
第一段：阐明目的
我们可以这么写开头：开宗明义表达目的
第二段：给出具体论断、原因、细节、信息
这一段主要是罗列细节，最好以短语或短句的方式写。遵循的原则有两个：
“眼球扫描法”，要求一“眼”打尽。
写的长句多，多换行会造成阅读停顿，或者意思的重新建构。
例如，有一个公司召开经销商答谢会，PPT文档上字比较多。有一行写的是：
结果很多人觉得公司非常慷慨，可一换行
原来是：电脑包。这样的信息断崖让人大惊失色。
写得多，出错的几率就大。如果是内部交流，收信人对于事情的背景应该有一定了解。我们只要提及关键词，对方就能明白。当然如果是对外交流，还有另当别论的方法。
一封信或者邮件核心解决一个问题已经不错了，不要罗列一大堆信息或者原因。
人们永远记不住“4，5，6”，只能记得住“1，2，3”。所以建议罗列不超过三条。
第三段：要求具体的行动、反馈意见。
一定要说明对己对人的价值和好处，对方才愿意配合我们行动起来。
这是一个比较简单也比较周全的写作模版。不论英语水平高低，至少能够让读者从模版上看到写信人是受过专业训练的。
笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。期待下一讲与你相见。
王参谋
你在商务英语写作中有什么困难或者心得吗？欢迎与我们分享。
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