第五季『丰田工作法』146用一目了然的资料传达你的想法

今天与大家共读的是《丰田工作法》第四章让生产效率提高一倍的交流力，用一目了然的资料传达你的想法，丰田原副社长大野耐一曾经说过："制作资料的时候要注意不要把资料做成‘纸料’和‘死料’。"就算制作了厚厚的一沓资料，但如果里面都是多余的文章没用的数据，那么这份资料就毫无意义。不能将结论和重点简洁地传达给对方的资料，是对时间和纸张的浪费。丰田在解决问题的时候，将解决问题的8个步骤简洁地总结在一张A3大小的纸上是最基本的做法。"问题点""把握现状""目标""问题的真因""对策计划""确认效果"等内容，必须让阅读资料的人能够一目了然。所以在资料的制作上必须下工夫。不要写冗长乏味的文章，而应该简洁地列出重点，多使用图表和插图使内容简单易懂。在提出改善方案的时候，丰田也要求内容必须一目了然。即便是相同内容的改善方案，一目了然的资料得到的奖金也会更多。由此可见，丰田对传达能力的要求是非常严格的。指导师加藤由昭说，"我的上司经常对我说：资料要做的一目了然。丰田不仅使用A3纸，有时候甚至还有用A4纸来报告情况，但基本的要求都是一样的，那就是简单易懂，一目了然。丰田的上司要的是能够在百忙之中一眼看出重点，并且能够做出合适判断的资料。因为如果你在阅读资料上浪费太多的时间，那么可能会导致来不及做出判断。所以从极端的角度来说，不用阅读就一目了然的资料是非常宝贵的，关键在于让看的人一下子就知道资料想要表达的内容。办公室之中到处都是资料，但这些有多少是纸料和死料呢？再好的提案书，如果没有明确的结论和重点，就无法将内容传达给对方。再好的图表和数据，如果看起来非常繁杂就会使人望而却步，使得图表和数据变成华而不实的装饰。通过将图表变成表格，将要点简洁明了地表现出来，才能够将你想要说的内容传达出去。在制作资料时尽可能使资料一目了然，这样你的想法才能传达给对方。另外在制作资料时，必须亲自调查，并且用自己的头脑来思考。通过制作资料的过程，可以提高你的工作能力。