今天与大家共读《丰田思考法》如何将问题分解,开启8步思考法的第二步-现状把握,确定"攻击对象",发现问题后,就需要将问题分解。绝大多数的问题,都是由许许多多的小问题复杂地组合而成的,所以总体上处于一个不明确的状态。比如只看"减少投诉数量"这个问题内容,我们并不知道什么才是最重要的问题,也不知道应该从什么地方着手进行处理。另外,如果问题很大的话,从个人的角度来说,并不知道自己具体应该做什么。
所以我们需要将大问题分解,将其整理成自己能够处理的具体问题。把大问题分解成多个小问题,然后找出应该优先处理的问题。也就是说,确定应该具体解决的"攻击对象"。这里必须要注意的是,不要在决定"攻击对象"之前决定对策,指导师谷胜美这样说道:"越是经验丰富的老员工和优秀的人才,越容易按照自己的想法采取对策,在他们的经验中‘这种问题只要用这种方法就可以的想法根深蒂固,而且也确实取得过成果。如果确实解决了问题那自然最好,但如果过于依赖自己的经验,很可能没有解决最关键的问题,而采取了不相关的对策."用数据来把握问题的现状,要想发现“攻击对象”该按照如下的步骤进行。1-明确问题的现状、2-发现偏差。
首先是明确问题的现状。思考一下"减少投诉数量"这个问题内容。要想正确地将问题分解,必须用数字定量地把握事实。如果以一个模糊不清的状态开始,那么就无法找出真正的问题,结果只能提出模棱两可的解决方法。如果在步骤①"明确问题"的阶段,就已经通过"重要度、紧急度、扩大趋势" 3个视点用数据将选择这个问题的原因表示出来的话,就可以利用该数据来把握问题的现状。
将问题按层次分解,使问题具体化,把握了问题现在的数据之后,接下来就是找出数据中的“偏差”,这里可以利用"层别法"。所谓层别法,是丰田QC小组经常使用的一种分析方法。顺带一提,QC小组是自主进行改善活动的团体,由4〜5名成员构成。小组全员决定职场改善的内容,并且解决相应的问题。对于入职10年以下的年轻普通员工来说,QC小组是学习解决问题8个步驟的最佳场所。"层别法"的目的在于从多方面分析数据。比如,将数据按照个人、年龄、场所、商品等共同点来分类。经过分层之后,原本杂乱无章的数据就会浮现出明显的特征。
比如将"出现投诉工厂别中最严重的问题"(重要度)这一数据进行分层。按照"出现部口"-品名"残次品种类"的顺序依次分层,在"发生部门"中,18件投诉中的10件都出现在"制造部门"。也就是说,在发生部门别中有许多数据"偏差",但60%左右集中在制造部门,与其他部门相比拥有压倒性的发生率。这就是"发现数据偏差"。接下来将制造部门发生的投诉品按照"品名别"进行分层,发现10件中的6件发生在产品A上。最后将产品A发生的投诉品按照"残次品种类别"进行分层,发现其中的4件是"贴错商标"。也就是说,通过分层法明确问题,发现"贴错商标"是应该最优先解决的问题。
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